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CONTABILIDADE FINANCEIRA E GERENCIAL O SISTEMA GESTOR DE CONTROLE PARA AS EMPRESAS

3.1 CONCEITOS DE CONTABILIDADE FINANCEIRA E GERENCIAL

3.2 CARACTERÍSTICAS DA CONTABILIDADE GERENCIAL

3.3 CONTROLE

MÓDULO III - INTRODUÇÃO À CONTABILIDADE FINANCEIRA E GERENCIAL

3.1 CONCEITOS DE CONTABILIDADE FINANCEIRA E GERENCIAL

Contabilidade Gerencial, pode ser caracterizada, superficialmente, como um enfoque especial conferido a várias técnicas e procedimentos contábeis já conhecidos e tratados na contabilidade financeira, na contabilidade de custos, na análise financeira e de balanço etc., colocados numa perspectiva diferente, num grau de detalhe mais analítico ou numa forma de apresentação e classificação diferenciada, de maneira a auxiliar os gerentes das entidades em seu processo decisório.

Na realidade a contabilidade gerencial é uma síntese de informações que são dadas à administração geral da empresa.

A contabilidade gerencial é o processo de identificação, mensuração, acumulação, análise, preparação, interpretação e comunicação de informações financeiras utilizadas pela administração para planejamento, avaliação e controle dentro de uma organização e para assegurar o uso apropriado de seus recursos.

A contabilidade gerencial deve-se ser avaliada de maneira diferenciadas da contabilidade financeira, pois cada uma delas tem suas particularidades, e sobre tudo a contabilidade gerencial utiliza-se da própria contabilidade financeira, mais as demais contabilidade e ainda desenvolve sua análise para dar suas devidas informações.

Os métodos da contabilidade financeira e da contabilidade gerencial foram desenvolvidas para diferentes propósitos e para diferentes usuários das informações financeiras. Há, contudo, numerosas similaridades e áreas de sobreposição entre os métodos da contabilidade financeira e a gerencial.

A contabilidade gerencial é relacionada com o fornecimento de informações para os administradores, isto é, aqueles que estão dentro da organização e que são responsáveis pela direção e controle de suas operações. A contabilidade gerencial pode ser contrastada com a contabilidade financeira, que é relacionada com o fornecimento de informações para os acionistas, credores e outros que estão de fora da organização.

A contabilidade financeira é uma técnica utilizada dentro do sistema contábil, proporcionando ações que contribui na aplicação da proposta teórica e prática, representando ações benéficas ao direcionamento da gestão financeira do capital aplicado às organizações e gerando dados suficientes para elaboração das demonstrações financeiras, mediante princípios geralmente aceitos pela contabilidade.

A contabilidade financeira

Podemos notar uma diferença simples, mas expressivas na análise de contabilidade, pois muitos pensam em estar estudando conteúdos iguais, mas na realidade isto não acontece, mas sim o que acontece é o reforço dos conhecimentos que o contador passa a ter em conhecer todas as contabilidades devidas à uma administração e fazer ligação com a própria contabilidade como um todo, unindo todos os conhecimentos e desenvolver dentro de uma só contabilidade, sendo colhidas informações, processadas e expelidas para os desejados que fazem jus das organizações e economia que a nossa população necessita.

Comparação entre a contabilidade gerencial e a contabilidade financeira:

Fator - Contabilidade Financeira – Contabilidade Gerencial

Usuário dos Relatórios - Externos e Internos - Internos

Objetivo dos Relatórios - Facilitar a análise financeira para as necessidades dos usuários externos - Objetivo especial de facilitar o planejamento, controle, avaliação de desempenho e tomada de decisão internamente.

Forma dos Relatórios - Balanço Patrimonial, Demonstração do Resultado de exercício, Demonstração das Origens e Aplicações de Recursos, Demonstração das Mutações do Patrimônio Líquido e Demonstração dos Lucros ou Prejuízos Acumulados. Orçamento, contabilidade por responsabilidade, relatório de desempenho, relatório de custo, relatórios especiais não rotineiros para facilitar a tomada de decisão.

Freqüência dos Relatórios - Anual, trimestral e ocasionalmente mensal - Quando necessário para a administração

Custos ou Valores utilizados - Primeiramente Histórico (passado) - Histórico e esperados (previstos).

Bases de mensuração usadas para quantificar os dados - Moeda Corrente - Várias bases (moeda corrente, moeda estrangeira, moeda forte, medidas físicas, índices, etc.

Restrições nas informações fornecidas - Princípios Contábeis Geralmente Aceitos - Nenhuma restrição, exceto as determinadas pela administração.

Arcabouço teórico e técnico - Ciências Contábeis - Utilização pesada de outras disciplinas, como economia, administração financeira, estatística, pesquisa operacional e comportamental organizacional.

Característica da informação fornecida - Deve ser objetiva, verificável, relevante e a tempo - Deve ser relevante e a tempo, podendo ser subjetiva, possuindo menos verificabilidade e menos precisão.

Perspectiva dos relatórios - Orientação histórica - Orientada para o futuro para facilitar o planejamento, controle e avaliação de desempenho antes do fato (para impor metas), acoplada como uma orientação histórica para avaliar os resultados reais (para o controle posterior do fato).

Fonte: Livro Contabilidade Gerencial a Necessidade das Empresas – 2004.

Como observamos no quadro demonstrado, podemos notar que a disciplina de contabilidade gerencial são tomado dados de outras disciplinas das áreas de ciências contábeis ou administração financeira. Ponto este que se torna fundamental que a contabilidade gerencial usa-se dos dados que a contabilidade em geral nos fornece e com isso monta-se fatores que nos proporciona transformar relatórios, análises e etc., e depois disto desenvolve a apresentação das informações contábeis para os devidos setores que necessitarão, e com isso serve-se de como ferramenta para administração desenvolver sua função primordial que é solucionar os problemas de uma organização.

A contabilidade gerencial nota-se que na vida prática de uma organização não existe um setor específico para este fim, ou seja, como existe propriamente como departamento de custos, departamento financeiro e etc., estes setores são enquadrados dentro da organização como setores específicos para desenvolver estas determinadas ações como seu próprio nome representa. Já a contabilidade gerencial não precisa de um departamento específico, porque ela tem que estar no nosso subconsciente que em todos os momentos de uma organização este fator estará presente, pois hoje com todas as concorrências, globalização avançando rapidamente, leva nós gerentes a desenvolver análises rápidas, criarmos orçamentos que nos possibilita uma orientação do que precisamos fazer, e ou mesmo o que estamos praticando dentro de nossa organização. Sendo assim teremos que incutir em nossas mentes que em todos momentos estaremos fazendo a contabilidade gerencial, até mesmo em nossas casas.

Já para o nosso curso de contabilidade, analisando didaticamente precisamos ter esta disciplina a parte, para podermos colocar em nossos conhecimentos a tão desejada necessidade que precisamos ter, para superarmos os nossos concorrentes e sermos profissionais adequados para as organizações que hoje procuram no mercado de trabalho.

Contabilidade gerencial como instrumento de administração:

Entendemos que a contabilidade gerencial existe ou existirá se houver uma ação que faça com que ela exista. Uma entidade tem contabilidade gerencial se houver dentro dela pessoas que consiga traduzir os conceitos contábeis em atuação prática. Contabilidade gerencial significa gerenciamento da informação contábil. Ora, gerenciamento é uma ação. Contabilidade gerencial significa o uso da contabilidade como instrumento da administração.

Se temos a contabilidade, se temos a informação contábil, mas não a usamos no processo administrativo, no processo gerencial, então não existe gerenciamento contábil, não existe contabilidade gerencial.

Dessa forma, fica claro que a contabilidade gerencial deve utilizar-se das técnicas já desenvolvidas por outras disciplinas, porque nelas o estudo específico é mais aprofundado.

O objetivo da contabilidade gerencial é enfocar todos os temas escolhidos dessas disciplinas no processo de administração, no processo integrado de tomada de decisões.

Contabilidade gerencial não é um existir, mas um fazer.

Contabilidade gerencial é ação, e não técnicas específicas de contabilidade.

Não existe contabilidade gerencial. faz-se a contabilidade gerencial.

Utilização da contabilidade gerencial:

Como vimos que a contabilidade gerencial, ela é utilizada principalmente dentro da empresa, como ferramenta de auxílio à administração, em todas as suas facetas operacionais.

Tendo em vista que uma organização é estruturada de forma hierárquica, a contabilidade gerencial deve suprir, através do sistema de informação contábil gerencial, todas as áreas da organização. Como cada nível de administração dentro da empresa utiliza a informação contábil de maneira diversa, cada qual com um nível de agregação diferente, o sistema de informação contábil gerencial deverá providenciar que a informação contábil seja trabalhada de forma especifica para cada segmento hierárquico da organização.

Dentro desse fundamento, a contabilidade gerencial deverá atender a todos os seguimentos hierárquicos da empresa, e isso se reflete na forma de utilização da informação contábil. Assim, teremos um bloco de informações que suprirão a alta administração da organização, que denominamos de gerenciamento contábil global, objetivando canalizar informações que sejam apresentadas de forma sintética, em grandes agregados, com a finalidade de controlar e planejar a empresa dentro de uma visão de conjunto.

Teremos um segundo bloco de informações que suprirão a média administração, ou, caso necessário, os segmentos que a empresa definiu em termos de divisões ou linha de produtos. São informações para canalizar os conceitos de contabilidade por responsabilidade. Denominamos esse segmento de gerenciamento contábil setorial.

Finalmente teremos um terceiro bloco de informações para gerenciar cada um dos produtos da organização, de forma isolada. Denominamos esse segmento da contabilidade gerencial, de gerenciamento contábil especifico. São informações que descem a um grau maior de detalhamento, a nível operacional.

Para todos esses segmentos serão trabalhadas informações para planejamento estratégico e orçamentário, já que o segundo fundamento da Contabilidade Gerencial é seu enfoque para o futuro. Assim, área fundamental do sistema de informação contábil são os orçamentos e projeções.

Contabilidade Gerencial e Sistema de Informação:

Para que a informação contábil seja usada no processo de administração, é necessário que essa informação contábil seja desejável e útil para as pessoas responsáveis pela administração da empresa. Para os administradores que buscam a excelência empresarial, uma informação, mesmo que útil, só é desejável se conseguida a um custo adequado e interessante para a entidade. A informação não pode custar mais do que ela pode valer para a administração da empresa.

Diante desses pressupostos básicos para a informação contábil, fica claro o caminho a ser adotado para que a contabilidade se transforme em ferramenta de ação administrativa e se torne um instrumento gerencial. Para se fazer, então, contabilidade gerencial, é mister a construção de um sistema de informação contábil gerencial. Em outras palavras, é possível fazer e é possível ter contabilidade gerencial dentro de uma empresa, desde que se construa um sistema de informação contábil.

Portanto é importante também rotinização da informação contábil gerencial. Concluindo, para se fazer contabilidade gerencial é necessário um sistema de informação contábil gerencial, um sistema de informação operacional, que seja um instrumento dotado de características tais quais preencha todas as necessidades informacionais dos administradores para o gerenciamento de sua empresa.

3.2 CARACTERÍSTICAS DA CONTABILIDADE GERENCIAL

Atitudes e características do contador gerencial:

Se nos perguntassem qual ou quais as características que distinguem o bom contador gerencial de outros profissionais ligados à área da contabilidade, diríamos que a fundamental é saber “tratar”, refinar e apresentar de maneira clara, resumida e operacional dados espaços contidos nos registros da contabilidade financeira, de custos e etc., bem como juntar tais informações com outros conhecimentos não específicos ligados à área contábil, para suprir a administração em seu processo decisório. Um contador de custos tradicional, por exemplo, que não tenha sido exposto à ênfase da contabilidade gerencial, ao apurar as variações entre custo orçado e real, limitar-se-ia a informar tais variações e a incluí-las ou não na demonstração de resultados. Um contador com mentalidade gerencial vai utilizar tais variações, até o extremo grau possível de detalhe, para tentar encaminhar um início de contabilidade por responsabilidade ou, pelo menos, para saber distinguir quais as áreas que merecem uma investigação maior, por causas das variações apuradas.

Em certas situações que exijam condições de otimização de resultados ou minimização de custos, o contador gerencial deverá superar-se e derivar de conceitos de valor médio (usuais na contabilidade), conceitos que mais se aproximem de custos e receitas marginais, necessários nos processos de otimização.

Um contador gerencial, pelo visto, deve ser elemento com formação bastante ampla, inclusive com conhecimento, senão das técnicas, pelo menos objetivos ou resultados que podem ser alcançados com métodos quantitativos. Deve estar consciente de certos conceitos de microeconomia e, acima de tudo, deve saber observar como os administradores reagem a forma de tudo, deve saber observar como os administradores reagem à forma e ao conteúdo dos relatórios contábeis. Cada administrador tem características próprias, mas uma grande maioria não apreciaria, por exemplo, um exemplar de balancete do razão com trinta paginas, para tomada de decisões. Também não visualiza bem um demonstrativo operacional apresentado na forma de débito-crédito; talvez entenda melhor um demonstrativo na forma dedutiva, e assim por diante.

Por outro lado, um gerente de formação não predominante contábil não se entusiasmará, propriamente, com certas expressões tão a gosto dos contadores, tais como: provisão para férias, 13º salário ou fato contábil misto. Se não puderem ser substituídas adequadamente, deverão pelo menos ser explicadas de forma simples.

No entanto não podemos nos esquecer do fato que não existe este titulo na empresa, contador gerencial, mas sim temos que nos lembrar que para desenvolver esta função, tem que ser o próprio contador da empresa, ter uma mente aberta para desenvolver a todo momento este sistema de contador empreendedor, ativo e esclarecedor de informações para seus clientes internos que possui. Num grande número de casos, todavia, estas características deverão recair na figura do controlador, efetivamente.

3.3 CONTROLE

Conceito dos Objetivos e Características:

Controle é a função administrativa que consiste em medir e corrigir o desempenho dos subordinados para assegurar que os objetivos da empresa sejam atingidos. A tarefa de controle é verificar se tudo está sendo feito de conformidade com o que foi planejado e organizado, de acordo com as ordens dadas, para identificar os erros ou desvios, a fim de corrigi-los e evitar sua repetição.

-Objetivo e importância

a) Correção das falhas ou erros: o controle serve para detectar falhas ou erros, seja no planejamento, na organização ou na direção e apontar as medidas corretivas.

b) Prevenção de novas falhas ou erros: Ao corrigir falhas ou erros, o controle aponta meios de evitá-los no futuro.

-Processo de controle

a) Estabelecimento de padrões: a primeira etapa do controle é a fixação dos padrões a serem obedecidos. Um padrão é um resultado desejado, uma norma para se estabelecer o que se deverá fazer, uma bitola previamente fixada, e que servirá de marco para comparar o desempenho futuro.

Tipos de padrões:

1- Padrões de quantidade

2-Padrões de qualidade

3-Padrões de tempo

4-Padrões de custo

b) Avaliações do desempenho: a segunda etapa do controle consiste em se avaliar ou mensurar o que está sendo feito.

c) Comparação do desempenho com o padrão estabelecido: é a terceira etapa do controle. Consiste em comparar o que está sendo feito com o padrão estabelecido para verificar se há diferença, variação, erro ou falha.

d) Ação corretiva: é a ultima etapa do controle. Consiste na correção da variação, do erro ou falha. Se o desempenho foi de acordo com o padrão, não há ação corretiva. O objetivo do controle é identificar quando, quanto, onde, e corrigir.

Controle Gerencial na Contabilidade:

A contabilidade gerencial desenvolve a muito tempo um papel de controlador das informações necessárias, que torne a organização uma força de analise e tomada de decisões nos fatores mais preponderantes e importantes na nossa administração.

Assim o presente sistema de escrituração no departamento de contabilidade adapta-se admiravelmente ao fim que tem em vista, a saber, o de apurar uma vez por ano ou mais vezes os lucros sobre as transações da empresa; mas é evidente que numa empresa deste tipo é necessário muita informação com vistas ao trabalho da empresa, e esta informação deveria ser obtida numa forma tão pratica, que capacite os diretores a ver pronta e claramente as causas que operam a favor do êxito das operações da empresa ou contra ele. Para este fim são necessários registros suplementares e a questão é que de registros suplementares se adapta mais a este propósito. Parece-me que os registros suplementares antigamente mantidos no departamento estavam mal qualificados para qualquer uso prático.

A contabilidade gerencial está intimamente associada com o processo chamado controle gerencial, que é o processo de assegurar que os recursos sejam obtidos e aplicados efetiva e eficientemente na realização dos objetivos de uma organização. Este processo relaciona-se com a operação em funcionamento de uma empresa; é um processo recorrente, que não tem principio ou fim definíveis. Contudo, para os fins de descrever o controle da administração e mostrar como a informação contábil é útil em conexão com ele, pode-se dividir o processo em três partes: a) planejamento; b) operação; c) apuração e analise do desempenho.

Planejamento é o processo de decidir o que a organização vai fazer. O principal dispositivo formal para fazer planos da empresa é o orçamento, que é uma demonstração dos planos em termos financeiros, e daí incorporar dados contábeis.

Na execução real das operações, usam-se os dados contábeis para transmitir planos e outra informação e para guiar a organização no sentido em que a administração deseja que ela caminhe.

À medida que as operações prosseguem, usam-se os dados contábeis na apuração e na análise do desempenho com o fim de fazer melhores planos o próximo período.

Fundamentalmente, portanto, o sistema de controle deve ser projetado de sorte que as ações que ele leva as pessoas a tomar em seu próprio interesse sejam ações que também busquem os melhores interesses da empresa. O sistema deve encorajar o objetivo do controle e das informações, isto é, deve estar estruturado os objetivos juntamente com as pessoas da organização, e estes sejam concordantes com o objetivo total da organização.

Centro de Responsabilidade:

Um centro de responsabilidade é simplesmente uma unidade de organização chefiada por uma pessoa responsável. O centro é responsável pelo desempenho de alguma função, que é seu produto, e pela aplicação de recursos, ou insumos, tão eficiente quanto possível no desempenho dessa função. Para um centro de responsabilidade de produção ou de venda, pode-se medir a produção em termos de valor dos produtos produzidos ou vendidos, e para alguns outros centros de responsabilidade pode-se medir a produção em termos dos serviços executados. Medem-se os insumos em termos do custo incorrido.

Dentro de uma empresa há toda uma hierarquia de centros de responsabilidade. No topo, há o precedente ou principal diretor executivo, que os proprietários fazem responsável pela lucratividade total da empresa. Abaixo deles, os diversos departamentos de operações constituem centros de responsabilidade, e ainda aos níveis mais inferiores os centros de responsabilidade podem consistir em seções, subseções ou mesmo indivíduos. o delineamento dos centros de responsabilidade é na, prática, uma tarefa difícil, e a instalação de um sistema de controle muitas vezes descobre casos de superposição de responsabilidade que precisa ser corrigida. Se o organograma da empresa refletisse as linhas reais de responsabilidade, esta dificuldade não existiria, mas por vários motivos o organograma pode não fazer isto.

Ao pensar acerca do tipo de dados contábeis úteis para o controle da administração, achamos conveniente reconhecer três tipos de centros de responsabilidade: 1) centro de despesa, 2) centro de lucros e 3) centro de investimento.

Centro de Despesa:

Se o sistema de controle mede as despesas efetuadas por uma unidade da organização, mas não mede o valor monetário de sua produção, a unidade é um centro de despesa. Embora toda unidade da organização tenha uma produção (isto é, ela faz alguma coisa), em muitos casos não é necessário medir esta produção em termos monetários. Seria extremamente difícil medir o valor monetário com que a contadoria contribui para a empresa toda, por exemplo, e embora fosse relativamente fácil medir o valor da produção de um determinado departamento produtivo, não há motivo para tanto se a responsabilidade de contramestre da fábrica é simplesmente produzir uma quantidade estabelecida de produto ao mais baixo custo existente.

Assim, a maioria dos departamentos de produção é centro de despesa. Para esses, o sistema contábil registra despesas incorridas, mas não receitas obtidas.

Centro de Lucro:

Receita é uma medida monetária da produção, e despesa uma medida monetária dos insumos, ou recursos consumidos. Lucro é a diferença entre a receita e a despesa. Assim se o desempenho em um centro de responsabilidade se mede em termos de responsabilidade se mede em termos da receita que obtém como do custo em que incorre, ele se denomina centro de lucro.

Embora na contabilidade financeira só se considera a receita quando é realizada, na contabilidade gerencial é perfeitamente correto definir receita como valor da produção do centro, seja realizada ou não. Assim, a fabrica pode ser um centro de lucro, “vender” sua produção ao departamento de manutenção, que pode vender seus serviços aos departamentos que os recebem.

Visto como o valor dos produtos ou serviços vendidos dentro da empresa não se estabelece por uma transação de mercado, deve-se determinar um preço de transferência. Se existir um preço de mercado para produtos ou serviços comparáveis, poder-se-á usá-lo como preço de transferência. Na ausência de um preço de mercado, muitas vezes se forma o preço de transferência à base do custo mais uma margem para lucro. Neste caso, comumente há algum mecanismo para negociar o preço entre os dois departamentos envolvidos; de outra sorte, o departamento de produção poderia simplesmente transferir suas ineficiência ao departamento receptor na forma de custo mais altos.

Centro de Custo:

O conceito de centro de custo é eficaz. Se adequadamente operado, tem o efeito de colocar o supervisor a negociar para si próprio, um negócio em que ele pode obter lucro. O desenvolvimento deste conceito é um dos fatores que tornam possível a recente tendência das grandes empresas de descentralizarem.

Centro de Investimento:

A idéia do centro de responsabilidade é o centro de investimento, no qual o supervisor é responsável não somente pelo lucro, mas também pelos bens que usa. A idéia do centro de investimento ainda não está amplamente adotada e em geral se restringe às grandes unidades, tais como as diversas divisões de produto de uma empresa que fabrica uma variedade de tipos de produtos.

Negociação:

Observamos o contador hoje como controle de todas as informações geradas na empresas, é estas transformadas em modelos de decisões para os nossos diretores, administradores e etc., mas também temos que orientar os nossos contadores que o controle é uma consequencia no saber de uma boa negociação. Se o contador não faz parte do departamento de negociação de uma empresa, mas ele muitas vezes será convidado para participar de negociações, como o controler da empresa, assim ele deve ter uma idéia central de negociação, para não sentir-se perdido nos negócios da empresa.